Những Kinh Nghiệm Tổ Chức Sự Kiện Thành Công

Sự kiện giúp doanh nghiệp có thể tiếp cận một cách trực tiếp với khách hàng từ đó truyền tải các thông điệp, thiết lập định vị của doanh nghiệp trong lòng công chúng. Chính vì vai trò quan trọng như vậy mà các nhà event planner rất lo lắng về các rủi ro trong quá trình tổ chức. Trong bài viết này Khôi Nguyên Agency sẽ bật mí cho bạn những kinh nghiệm tổ chức sự kiện quý giá giúp bạn vượt qua “nỗi lo lắng” trên. 

1. Lập kế hoạch chặt chẽ 

Kinh nghiệm của các nhà tổ chức sự kiện cho thấy đối với bất kỳ loại hình sự kiện nào thì việc lập kế hoạch luôn là ưu tiên hàng đầu. Kế hoạch càng chi tiết sẽ càng hạn chế được những thiếu sót hoặc các phát sinh không đáng có. Tạo điều kiện giúp sự kiện diễn ra thuận lợi và thành công tốt đẹp. 

Bạn có thể lập kế hoạch theo các bước sau: 

• Xác định loại hình và mục tiêu sự kiện  

• Xác định đối tượng khách mời

• Xác định ý tưởng và chủ đề của sự kiện 

• Xác định thời gian, địa điểm

• Dự trù chi phí tổ chức cho công ty 

• Xác định và thiết lập quan hệ đối tác & nhà tài trợ 

• Xây dựng kịch bản và timeline cho sự kiện

• Lập kế hoạch quảng bá

• Triển khai kế hoạch tổ chức sự kiện

• Tổng duyệt lại sự kiện, kiểm tra vấn đề phát sinh

• Đánh giá, tổng kết lại hiệu quả của sự kiện

2. Kinh nghiệm tổ chức sự kiện giúp tránh tối đa rủi ro 

2.1 Lưu ý về điều kiện thời tiết

Thời tiết cũng là một trong những điều kiện ảnh hưởng tới sự thành công của sự kiện, do đó bạn cần phải đặc biệt lưu ý. 

Hiện nay nhờ có sự phát triển của công nghệ thì việc dự báo thời tiết từ đài khí tượng được đánh giá là khá chính xác. Bạn có thể tham khảo và lên cho mình một kế hoạch ứng phó với thời tiết chu đáo.

Nếu sự kiện của bạn được tổ chức ngoài trời, bạn có thể thiết kế sử dụng nhà bạt hoặc ô dù để dùng cho các trường hợp mưa nắng bất chợt. 

Tuy nhiên nếu thời gian tổ chức vào mùa mưa hoặc thời tiết khắc nghiệt, giá lạnh thì kinh nghiệm tổ chức sự kiện cho thấy nên hạn chế các buổi sự kiện ngoài trời. Tránh ảnh hưởng tới sức khỏe, tâm trạng của khách mời. 

Nhìn chung, tổ chức sự kiện trong nhà vẫn là một phương án an toàn, được đông đảo các doanh nghiệp lựa chọn. 

Outdoor events using tents

2.2 Kiểm soát thời gian 

Dù có lập kế hoạch chi tiết đến đâu thì các vấn đề phát sinh không mong muốn chắc chắn là điều không thể tránh khỏi trong quá trình chuẩn bị tổ chức sự kiện. Để hạn chế các trì hoãn không đáng có, bạn nên trao đổi với các đơn vị thực hiện và lập dự trù tiến độ chuẩn bị các hạng mục một cách chi tiết. Cần có sự sắp xếp hợp lý để tránh trường hợp thời gian gấp rút mà các đầu mục công việc không đúng như dự kiến.

2.3 Lưu ý về MC dẫn chương trình

MC là người dẫn dắt khách mời, là cầu nối trực tiếp giúp doanh nghiệp truyền tải thông điệp của sự kiện. Do đó đây là một cương vị quan trọng không thể thiếu mà bạn cần đặc biệt lưu tâm.

Nên lựa chọn những người MC có kinh nghiệm, chuyên môn và được đào tạo bài bản. Quan trọng nhất là phải có khả năng xử lý tình huống tốt. MC cần phải bình tĩnh, khéo léo giải quyết các phát sinh ngay cả khi xảy ra những sự cố không có trong kịch bản. 

Bên cạnh đó, kinh nghiệm tổ chức sự kiện cho thấy bạn cũng cần bàn giao kịch bản chương trình cho MC càng sớm càng tốt, tuyệt đối không để sát giờ diễn ra mới trao đổi. Việc bàn giao trễ sẽ khiến MC khó nắm bắt được nội dung, dễ xảy ra các sai sót, làm giảm độ chuyên nghiệp của sự kiện. 

Ngoài ra, bạn cũng đừng quên đặt cọc thuê dịch vụ MC càng sớm càng tốt, đặc biệt là trong mùa sự kiện. Khi thời gian tổ chức sắp đến bạn cũng nên liên hệ nhắc nhở MC để tránh tình trạng MC quá “đắt show” mà quên mất sự kiện của bạn.

2.4 Vấn đề về khách mời nổi tiếng

Đối với sự kiện có khách mời là những người nổi tiếng, bạn nên dự trù các tình huống liên quan đến thời gian biểu diễn của họ. Do lịch trình của người nổi tiếng luôn dày đặc nên họ có thể sẽ đến muộn. 

Để giải quyết vấn đề này các nhà tổ chức sự kiện có kinh nghiệm luôn trao đổi kỹ thời gian với khách mời cũng như chuẩn bị các phương án dự phòng trong trường hợp khách mời đến trễ/ hủy tham gia. Dự trù 2 đến 3 các tiết mục văn nghệ phụ để thay thế khi khách mời nổi tiếng đến trễ so với kế hoạch là một phương án tốt thường được các nhà tổ chức sự kiện lựa chọn. 

2.5 Phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận

Sự kiện là thành quả của cả một tập thể với sự đóng góp của nhiều đơn vị, bộ phận khác nhau. Một sự kiện diễn ra thành công đòi hỏi tất cả các đơn vị này phải phối hợp ăn ý. Chỉ cần một bộ phận xảy ra sự cố sẽ kéo theo các bộ phận khác, ảnh hưởng đến toàn bộ chương trình. 

Chính vì lẽ đó, bạn cần phải thường xuyên trao đổi, bàn bạc kỹ lưỡng giữa nội bộ với nhau và với các đơn vị cung cấp liên quan. 

Bên cạnh đó, việc phân công cụ thể, chi tiết hóa công việc và nêu rõ trách nhiệm của từng cá nhân/bộ phận là điều cần thiết. Điều này sẽ hạn chế tối đa các sai sót hoặc chồng chéo trong việc triển khai chương trình, giúp sự kiện diễn ra thuận lợi.

2.6. Kiểm tra chặt chẽ, báo cáo tiến độ hàng ngày

Một trong các kinh nghiệm tổ chức sự kiện là luôn kiểm tra chặt chẽ và tiến hành báo cáo tiến độ hàng ngày. Các bộ phận cần tuân thủ nghiêm ngặt kế hoạch đề ra, đáp ứng các tiêu chí về chất lượng và thời gian thực hiện. 

Việc báo cáo thường xuyên sẽ giúp người phụ trách nắm bắt được tình hình, dễ dàng phát hiện ra các sự cố từ đó kịp thời đưa ra phương án giải quyết, đảm bảo tiến độ chuẩn bị cho sự kiện. 

2.7. Luôn chuẩn bị phương án dự phòng

Một đơn vị tổ chức sự kiện có kinh nghiệm sẽ luôn dự phòng cho mình một phương án phụ. Phương án này sẽ được áp dụng cho các tình huống xấu nếu các đầu mục công việc trên không diễn ra theo kế hoạch. Đó có thể là phương án thay đổi địa điểm khi thời tiết xấu, thay đổi các tiết mục biểu diễn khi nghệ sĩ xảy ra sự cố… 

Ngoài ra, đừng quên tổng duyệt sự kiện trước khi chương trình chính thức diễn ra. Điều này sẽ đảm bảo sự kiện được tổ chức theo đúng kế hoạch, giúp bạn có thêm kinh nghiệm xử lý tình huống. Bên cạnh đó, việc tổng duyệt sẽ hạn chế tối đa những sự cố xấu phát sinh, kịp thời phát hiện và sửa chữa những sai sót .

Hãy liên hệ ngay với Khôi Nguyên Creative Agency qua hotline: 0973 363 809 để được tư vấn báo giá miễn phí và trải nghiệm dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói với chi phí được tối ưu tốt nhất, phù hợp với mức ngân sách, quy mô loại hình sự kiện của bạn.