6 CÁCH THU HÚT KHÁCH THAM DỰ HỘI THẢO HIỆU QUẢ

Trong bối cảnh các sự kiện như hội nghị, hội thảo diễn ra ngày càng nhiều, việc thu hút khách tham dự hội thảo trở thành một bài toán khó đối với các đơn vị tổ chức. Vậy làm thế nào để tăng tỷ lệ đăng ký và đảm bảo sự kiện có đông đảo khách tham dự? Dưới đây là 6 cách hiệu quả giúp bạn tổ chức hội nghị, hội thảo thành công.

1. Truyền Thông Để Thu Hút Khách Tham Dự Hội Thảo

Truyền thông cũng là một trong những cách thu hút người tham gia nhất. Việc truyền thông có thể bắt đầu từ trước, trong và sau sự kiện trên các nền tảng mạng xã hội mạnh mẽ như Tiktok, Facebook, Instagram… điều đó sẽ lan tỏa được nội dung, thông điệp mà triển lãm hướng đến đồng thời thu hút nhiều người tham dự hơn.

Để thu hút nhiều người biết đến sự kiện:

• Đăng bài viết hấp dẫn về chương trình.

• Tạo sự kiện trên Facebook và mời bạn bè, đối tác tham gia.

• Chạy quảng cáo hướng đến nhóm khách hàng mục tiêu.

• Tạo hashtag riêng cho sự kiện để tăng tính lan tỏa.

2. Tạo Cuộc Khảo Sát Về Chủ Đề Khách Quan Tâm

Việc khảo sát ý kiến trước khi tổ chức sự kiện giúp bạn hiểu rõ nhu cầu của đối tượng tham gia. Một số phương pháp khảo sát hiệu quả:

• Sử dụng Google Forms để thu thập ý kiến.

• Đặt câu hỏi trên fanpage, nhóm Facebook.

• Khảo sát qua email để nhận phản hồi chi tiết.

• Nội dung chương trình phù hợp với mong muốn của người tham dự chắc chắn sẽ giúp họ hào hứng đăng ký.

3. Gọi Điện Hoặc Gửi Email Nhắc Nhở

Sau khi gửi thư mời, đừng quên:

• Gửi email xác nhận và nhắc lịch.

• Gọi điện để xác nhận sự tham dự.

• Tạo email với thiết kế bắt mắt, chứa đầy đủ thông tin sự kiện.

• Những động thái này giúp khách mời cảm thấy được quan tâm, tăng tỷ lệ tham gia.

4. Xây Dựng Nội Dung Chương Trình Sáng Tạo

Một hội nghị, hội thảo thành công không chỉ cần nội dung chất lượng mà còn phải có điểm nhấn thu hút:

• Mở đầu bằng một câu chuyện ấn tượng.

• Tạo phần giao lưu, tương tác giữa diễn giả và khách tham dự.

• Kết hợp trò chơi, minigame hoặc tặng quà cho khách tham dự.

• Một chương trình hấp dẫn sẽ giúp giữ chân người tham gia từ đầu đến cuối.

5. Lựa Chọn Địa Điểm Tổ Chức Hợp Lý

Địa điểm tổ chức ảnh hưởng lớn đến quyết định tham gia của khách mời. Khi chọn địa điểm, cần lưu ý:

• Vị trí trung tâm, thuận tiện di chuyển.

• Không gian thoải mái, đủ sức chứa.

• Trang thiết bị đầy đủ (âm thanh, ánh sáng, wifi, máy chiếu…).

• Có chỗ đậu xe tiện lợi.

• Một địa điểm lý tưởng giúp nâng cao trải nghiệm của khách mời.

6. Mời Người Nổi Tiếng Hoặc Chuyên Gia Trong Ngành

Khách mời nổi tiếng, chuyên gia có tầm ảnh hưởng sẽ là điểm thu hút lớn cho sự kiện.

• Mời diễn giả là chuyên gia trong lĩnh vực liên quan.

• Hợp tác với KOLs/KOCs để quảng bá sự kiện.

• Tạo nội dung phỏng vấn trước sự kiện để thu hút sự chú ý.

• Sự có mặt của những nhân vật này không chỉ giúp tăng số lượng người tham dự mà còn nâng cao uy tín sự kiện.

Thu hút khách tham dự hội nghị, hội thảo không phải là điều dễ dàng, nhưng với những chiến lược đúng đắn, bạn hoàn toàn có thể làm được. Tận dụng mạng xã hội, xây dựng nội dung sáng tạo, chọn địa điểm phù hợp và mời diễn giả có sức hút sẽ giúp sự kiện của bạn thành công vang dội.

Nếu bạn cần tư vấn tổ chức hội nghị, hội thảo chuyên nghiệp, hãy liên hệ ngay để nhận sự hỗ trợ tốt nhất!